Cách chọn ngày tổ chức sự kiện hoàn hảo

Khi nói đến kế hoạch sự kiện, ngoài việc đề xuất ra những ý tưởng sáng tạo, chuẩn bị thiết bị máy móc sự kiện, việc chọn một ngày cho sự kiện trở nên hoàn hảo hơn rất quan trọng. Vậy làm thế nào để bạn chọn ngày sự kiện hoàn hảo?

Chọn ngày của bạn là một trong những bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch sự kiện. Sau khi thiết lập mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn , bạn sẽ muốn dành thời gian nghiên cứu các ngày tiềm năng để đảm bảo những mục tiêu trong danh sách rút gọn của bạn phù hợp với chiến lược sự kiện chung của bạn.

Xem xét mùa

Nếu bạn đang tổ chức một chuyến đi trượt tuyết ngoài trời, thì rõ ràng bạn sẽ muốn lên lịch cho nó trong mùa tuyết rơi. Nhưng thời vụ không chỉ là về thời tiết. Bạn cũng sẽ muốn xem xét các yếu tố theo mùa khác có thể ảnh hưởng đến việc tham dự sự kiện:

  • Ngày lễ
  • Lịch thi đấu thể thao
  • Thời tiết
  • Lịch học
  • Sở thích theo mùa

Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn đang tổ chức, các mùa này có thể giúp thu hẹp ngày lý tưởng của bạn hoặc loại bỏ các ngày tiềm năng khỏi danh sách rút gọn của bạn. Hãy sử dụng lịch học làm ví dụ. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện gây quỹ cho PTA, bạn sẽ muốn chọn một ngày khi trường học diễn ra thay vì trong kỳ nghỉ hè khi các hoạt động của trường không được chú ý.

Loại bỏ ngày tháng với sự cạnh tranh cao

Nghiên cứu các sự kiện trong ngành của bạn có thể giúp loại bỏ ngày khi đối thủ cạnh tranh của bạn cũng đang vận động sự chú ý của người tham dự. Hãy xem lịch cộng đồng trong khu vực của bạn và ghi chú về bất kỳ sự kiện nào có chung đối tượng mục tiêu như của bạn. Sau đó đánh giá trọng lượng để cung cấp cho mỗi sự kiện cạnh tranh khi chọn ngày của riêng bạn. Các yếu tố cần xem xét:

  • Kích thước sự kiện
  • Vị trí sự kiện
  • Khán giả chồng chéo
  • Tham dự sự kiện trong quá khứ

Nếu bạn là một nhóm giải cứu động vật lên kế hoạch cho một sự kiện nhận con nuôi ở phía tây của tàu điện ngầm và một nhóm giải cứu khác đang lên kế hoạch cho một sự kiện nhận con nuôi ở phía đông, thì tỷ lệ cược là tốt sẽ không có nhiều xung đột giữa hai đối tượng.

Ngược lại, nếu bạn đang tổ chức một cuộc thi marathon thu hút mọi người từ khắp tiểu bang, hãy lên kế hoạch cho sự kiện của bạn cùng ngày vì một cuộc đua khác có thể buộc khán giả của bạn phải lựa chọn giữa hai người, giảm tổng số người tham dự.

Yếu tố trong ngày lễ & sự kiện công cộng

Trừ khi sự kiện của bạn liên quan đến chính ngày lễ, cả ngày lễ tôn giáo và ngày lễ thường là những lựa chọn tồi để lên lịch cho sự kiện của bạn trừ khi có lý do thuyết phục để làm điều đó. Ngày lao động là một trường hợp điển hình – nhiều người thích tận hưởng cuối tuần dài, vì vậy một hội thảo kinh doanh có thể không phù hợp nhất cho ngày đó. Tuy nhiên, một cuộc triển lãm cắm trại mùa đông có thể chính xác là loại sự kiện thân thiện với gia đình mà khán giả của bạn muốn tham dự vào thời gian rảnh vào cuối tuần lễ.

Các sự kiện công cộng như bầu cử, lễ kỷ niệm trên toàn thành phố và các lễ hội địa phương cũng là những ngày cần tránh. Bạn sẽ không chỉ mất một số người tham dự muốn tập trung vào những sự kiện khác mà còn gặp khó khăn hơn trong việc cạnh tranh để được truyền thông chú ý.

Chú ý đến những ngày đáng kể

Sự kiện của bạn có thể được hưởng lợi từ việc căn chỉnh chính nó với một ngày có ý nghĩa với những người tham dự của bạn. Ngày lễ quốc tế, tháng nhận thức và ngày kỷ niệm có thể cung cấp cơ hội tiếp thị to lớn cho sự kiện của bạn. Bảo hiểm truyền thông và hỗ trợ công cộng chính thức thường dễ dàng nhận được hơn khi sự kiện của bạn là một phần của một chủ đề lớn hơn, chẳng hạn như hội thảo xây dựng Thư viện miễn phí nhỏ hoặc một ổ đĩa sách trong tháng biết chữ quốc gia.

Biết những ngày chính trong tuần của bạn

Khi chọn ngày nào trong tuần để tổ chức sự kiện của bạn, hãy xem xét những ngày tuyệt vời nhất mà khán giả của bạn có thể tham dự. Đối với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thường là Thứ Tư, Thứ Năm hoặc Thứ Sáu – những ngày mà mọi người tập trung vào kinh doanh nhưng không làm gián đoạn đáng kể trong tuần làm việc. Đối với các sự kiện xã hội hoặc mục tiêu của người tiêu dùng, buổi tối và cuối tuần là một lựa chọn phổ biến.

Một cân nhắc khác khi chọn ngày sự kiện của bạn là thói quen tiêu biểu của khán giả. Nếu bạn cung cấp các lớp học yoga cho trẻ em ở độ tuổi đi học, sẽ không có ý nghĩa gì khi chọn một buổi sáng trong tuần khi những đứa trẻ đó đã đi học. Thay vào đó, bạn có thể tập trung vào việc cung cấp một lựa chọn các lớp học cuối tuần, chỉ dành riêng các lớp học trong tuần đặc biệt cho các ngày nghỉ học.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *